Træn den uformelle kommunikation

Af kommunikationskonsulent Morten Holst Holmgård og Allan Gaarde, Coloplast

Der bliver brugt mange kræfter på præsentationstræning. Og det er godt, for dårlige præsentationer koster og sløver enhver organisation, og kan givetvis aflæses på bundlinjen.

Så frø inden den egentlige præsentation

Men hvor er det egentlig, at beslutningerne bliver taget? Tænk lige efter. Er det på de formelle møder? Eller er det ikke snarere ved kaffemaskinen, i kantinen eller på gangen, hvor vi tilfældigvis møder én, der kan flytte noget for dig, og at vi får sået nogle frø, der får ideerne til at slå rod?

 

Strukturer de tilfældige møder

I Coloplast arbejder vi internt på at øge bevidstheden om, at de uformelle tilfældige møder i hverdagen (internt og eksternt) kan bruges konstruktivt til bedre at få sine budskaber igennem og dermed få flyttet noget, der gavner den enkeltes projekt.

 

Hvad er det der sker, når vi mødes dér på trappen mellem to møder? Vi har travlt, vi tænker hver især på næste møde eller på at huske at købe mælk på vej hjem. Hovedet er fuldt af alle mulige tanker, som gør, at vi ikke er indstillet på at skulle forholde os til noget nyt – med mindre det passer ind i vores verdensbillede, og vi kan se værdien.

 

Det skal vi forstå og forholde os til – i hvert fald hvis vi gerne vil aflevere et budskab effektfuldt!

 

 

 

 

Et tilfældigt møde kan få en stor effekt, hvis du er forberedt! Et velløbet uformelt møde består typisk af tre stadier: En relationsopbygning (”Er det ikke dig fra Marketing?”), du skal skabe en interesse (”Jeg arbejder i patentafdelingen, og har fundet nogle muligheder, der kan udnyttes på dit område”) og en action: (”Må jeg indkalde dig til et møde og uddybe mulighederne?”)

 

Konkrete og realistiske øvelser virker

I Coloplast træner vi vores kollegaer ved at udføre simple og realistiske øvelser.

En øvelse, som har virket godt, er at simulere et tilfældigt møde med en konkret stakeholder. Et lille rollespil simpelthen. Vi inddeler deltagerne i grupper af tre personer. Den ene er sig selv, den anden spiller en bestemt stakeholder, og den tredje er observatør. Øvelsen går ud på at fortolke, hvor langt man kan gå i dette tilfældige møde. Er stakeholderen modtagelig for input, eller skal man vente med at tage action og ”nøjes” med at opbygge en stærkere personlig relation? Hvilken krog motiverede modtageren? Dyrk den.

 

Sådan kan I gøre

Øvelse kan være kernen i en workshop på et par timer. Lad først deltagerne hver i sær tænke over en aktuel forretningsmæssig udfordring, de står med. Bed dem derefter om følgende, evt. med et handout:

• Identificer en reel stakeholder, der kan gavne dit projekt
• Hvad vil du have, at den person skal vide?/Hvad vil du have denne person til?
• Hvad er det ved dit projekt, der kan motivere din stakeholder?
• Hvad ved du om din stakeholder?
• Hvordan kan du bruge den viden til at koge dit budskab ned, så din stakeholder bliver interesseret?

 

Derefter spiller I situationerne igennem. Slut i plenum og forpligt hinanden til at gå til en specifik stakeholder inden for den næste måned! Aftal med lederen, at han/hun følger op på det commitment.

 

Prøv det, og giv et tip, hvis du har lignende erfaringer.