MAN Diesel & Turbos intranet kåret til et af verdens bedste

Af Hanne Maretti, Online Communications Specialist hos MAN Diesel & Turbo

I februar 2011 lancerede MAN Diesel & Turbo sit nye intranet. Forud for lanceringen var næsten et års forberedelse i form af brugeranalyser, design, tests og udvikling af den nye navigationsarkitektur.

Den 3. januar blev alle anstrengelserne belønnet: MAN Diesel & Turbos nye intranet modtog den internationalt anerkendte pris Intranet Design Annual 2012 Award fra Nielsen Norman Group og kan derfor betegnes som et af verdens bedste intranets. I forbindelse med „Intranet Design Annual“ vurderer det amerikanske markedsanalyseinstitut hvert år forskellige virksomhedsintranets med henblik på brugervenlighed og design. Intranet teamet har dermed ikke alene udviklet et nyt intranet baseret på medarbejdernes behov og ønsker – det er et af verdens 10 bedste.

 

"Folkene bag MAN Diesel & Turbos intranet har klaret balancegangen mellem brugerstyring og fleksibilitet. Intranettet har målrettede sider og værktøjer og giver samtidig medarbejderen frihed til at skabe et personligt intranet, hvis man ikke vil nøjes med standardfunktionerne," lyder det i begrundelsen fra Jakob Nielsen, direktør for Nielsen Norman Group, der står bag kåringen.

 

Intranettet muliggør global kommunikation og samarbejde

Intranettet er meget mere end en informationskanal i MAN Diesel & Turbos regi. Det er et samarbejdsværktøj. Det er dermed et yderst vigtigt værktøj, der dagligt bruges ikke kun til informationssøgning og videndeling, men vigtigst af alt samarbejde og kommunikation på tværs af lokationer.

 

"Atlas, som vores intranet er blevet døbt, er bygget på SharePoint 2010, og alle medarbejdere har adgang, så de kan dele information og samarbejde i afdelinger eller i globale projektgrupper. Intranettet bidrager dermed til en mere global tankegang på tværs af afdelinger og kulturer," fremhæver Joseph Purse, Head of Online Communications hos MAN Diesel & Turbo.

 

Intranettet er dermed blevet stedet, hvor man uploader information, så man altid har styr på den seneste version af sine dokumenter, og hvor man ikke skal bladre gennem dusinvis af emails for at finde den rigtige fil. Det letter blandt andet arbejdet for både ledere af og medlemmer i diverse projekter, fordi al projektinformation findes ét sted.

 

Det er ikke kun projektgrupper og geografisk spredte afdelinger, der har gavn af intranettet. Mange mindre kontorer har tidligere ikke haft mulighed for at udveksle oplysninger på anden måde end gennem ftp-servere og mailsystemer. Atlas favner de mere end 100 kontorer på verdensplan og giver ikke bare mulighed for informationssøgning og samarbejde. Det inkluderer medarbejderne i et fællesskab.

 

Målrettet information

Med mere end 13,000 brugere på verdensplan gror et intranet hurtigt til og bliver uoverskueligt, hvis man ikke passer på. Atlas tager højde for det ved at sortere informationen for brugerne på forhånd, så hver enkelt bruger kun får information, der er relevant for hendes afdeling og geografiske placering. På denne måde ser medarbejderne i København for eksempel kun dansk HR information og de lokale aktiviteter og tilbud, mens medarbejderne i Tyskland får tysk information.

 

”Den målrettede information er vores måde at sikre, at intranettet ikke bare bliver et lagerlokale med et utal af arkivskabe, hvor alle gemmer noget, og ingen kan finde det. Ved at sørge for at medarbejderne ikke bliver bombarderet med viden, som de ikke vil have, sikrer vi, at Atlas ikke sander til,” fortsætter Joseph Purse.

 

Det er ikke kun generisk information, der bliver målrettet til den rigtige målgruppe. Nyhedsartikler bliver også fordelt på computerskærmene i forhold til brugernes egne ønsker. Medarbejderne bestemmer således selv, hvilke afdelinger og hvilke lokationer de gerne vil modtage nyheder om. Det sikrer, at medarbejderne følger med i nyhedsstrømmen, fordi nyhederne har relevans. Samtidig bliver intranettet stedet, hvor man lægger information om alt lige fra ændringer i postomdelingen i Frederikshavn over kundearrangementer i Kina til ansættelsen af en ny CEO i Tyskland.

 

Ingen hviler på laurbærrene

Nielsen Norman Group’s anerkendelse af Atlas som et af verdens bedste intranets giver ikke stilhed på gangene hos MAN Diesel & Turbos intranet team.

 

”Atlas er det naturlige startsted i hverdagen, hvor medarbejderne kan finde den information, de skal bruge, og hvor de kan finde links til samtlige af virksomhedens online applikationer. På den måde har vi nået vores mål. Men vi vil stræbe efter fortsat at være blandt de bedste. Vi følger udviklingen og trenden nøje, så Atlas kan følge med tiden,” slutter Joseph Purse.