Kommunikation i VM-klasse
Af kommunikationskonsulent Ane Eggert, KL
Rudersdal Kommunes kommunikation i forbindelse med VM i landevejscykling er som eneste offentlige projekt og eneste 'gør det selv-projekt' nomineret til kom-prisen 2011
Kom-prisen er kommunikationsbranchens pris for den gode og professionelle kommunikation, der sætter standarder for branchen. – Vi er rigtig stolte af de resultater, som kommunikationsarbejdet om VM har været med til at skabe. Og at blive udvalgt som et af branchens fem bedste kommunikationsprojekter i 2011 i konkurrence med de store bureauer er en fantastisk anerkendelse, siger kommunikationschef Mette Dyrby Kloch fra Rudersdal Kommune.
Største sportsbegivenhed Det var samtidig kulminationen på mere end to års intenst planlægnings- og kommunikationsarbejde i Rudersdal Kommune.
– Derudover skulle vi i næsten en uge spærre Kongevejen, en af de vigtigste hovedfærdselsårer for store dele af Nordsjælland. Udfordringerne var altså store – til gengæld var erfaringerne på området små, fortæller Mette Dyrby Kloch med et glimt i øjet.
Påvirker 1000 ting – Man gør sig ikke begreb om, hvor mange ting der bliver påvirket af så stort et arrangement. Hjemmeplejen, der pludselig ikke kan komme rundt i bil. Jordemoderen med tilkaldevagt, der ikke kan bruge bilen. Skoleelever, der ikke kan gå den sædvanlige sikre vej til skole, og kirken, der ikke kan holde bryllupper den weekend – og 1.000 andre ting. Alt sammen skal kommunikeres til de relevante på den rigtige måde, fortæller Peter Bjørno Jensen. Men selv om man kan tænke sig til meget, kan man ikke tænke sig til alt. Derfor har der også været stort fokus på at starte dialogen med de berørte så tidligt, at kommunen i samarbejde med de mange andre aktører kunne nå at forholde sig til udfordringerne og tage dem med i planlægningen og kommunikationen. Det tætte samarbejde med arrangøren Danmark Cykle Union, politiet, de andre involverede kommuner og myndigheder, trafikselskaberne og øvrige organisationer har ligeledes været afgørende.
Ikke alle borgere begejstrede – Det er næsten indlysende, at ikke alle borgere syntes, det var verdens bedste idé med et VM – tusindvis af tilskuere, højttalerspeak med videre lige ud for deres vinduer. Men man kan bedre leve med det og planlægge, hvis man er godt forberedt. Derfor blev et af de vigtigste mål for kommunikationen, at borgere og erhvervsliv skulle være velforberedte på de ændringer og udfordringer, som VM medførte, fortæller projektleder Lisbet Brandt Povlsen.
Der var helt roligt i callcentret, der under VM skulle besvare spørgsmål fra borgerne. Faktisk måtte de et par gange ringe til sig selv for at være helt sikre på, at telefonerne virkede. De få spørgsmål drejede sig primært om at finde den bedste vej uden om afspærringerne. De få klager over musikken blev håndteret på stedet, og der var ingen klager til efterbehandling, da VM var slut. Og da Kongevejen lukkede tidligt tirsdag morgen, var der spænding i Rudersdal. Hvor lange ville køerne blive? Men budskabet var gået igennem. Trafikken gled. Varselsskilte, annoncer, artikler, breve, beskeder til nabokommunerne og virksomheder og ikke mindst den gode dialog med trafikradioens Jette Beckmann havde gjort sin virkning. – Vores undersøgelse blandt borgerne i det berørte område viser, at næsten alle har oplevet, at VM-kommunikationen fra kommunen har gjort det muligt for dem at være velforberedte, og ni ud af ti er tilfredse eller meget tilfredse med kommunens kommunikation. Det synes vi selv er et flot resultat, der viser, at god kommunikation gør en stor forskel, siger Mette Dyrby Kloch.
Artikel er bragt i Danske Kommuner no. 31
VM i landevejscykling er uden sammenligning det største sportsarrangement nogensinde på dansk jord. Selve linjeløbene fandt sted i Rudersdal Kommune i tre dage i september 2011 med målstreg på Kongevejen i Holte og kulminerede i en stor international folkefest søndag den 25. september. 250.000 festklædte tilskuere og flere hundrede millioner TV-seere verden over fulgte rytterne rundt i det smukke område og så englænderen Mark Cavendish køre først over målstregen.
For det enorme arrangement betød store indgreb i hverdagen for borgere, trafikanter, virksomheder, butikker, brugere af institutioner og kommunal service og så videre. Og det stod tidligt klart, at god kommunikation hele vejen rundt ville blive afgørende for oplevelsen.
Alt det man ikke tænker på
– Den 14 kilometer lange VM-rute gik igennem et af landets mest attraktive områder, hvor der normalt er fred og ro. For at gennemføre arrangementet skulle vi afspærre et område på mere end 50 veje, og 56.000 borgere ville blive lukket inde bag hegn i de tre VM-dage uden mulighed for at køre til og fra deres hus og få kørende gæster, håndværkere, varer og så videre i dagtimerne. Også 130 virksomheder og institutioner blev lukket inde, fortæller kommunikationschef Mette Dyrby Kloch.
Peter Bjørno Jensen, driftschef i Teknik og Miljø – i Rudersdal også kaldet 'VM-generalen' – har haft ansvaret for kommunens del af afviklingen af VM i Rudersdal.
Peter Bjørno Jensen har igennem de sidste par år haft sin næsten daglige gang i kommunikationsafdelingen i et tæt samarbejde med projektlederen for VM-kommunikationen, Lisbet Brandt Povlsen. Hun fortæller om målene med kommunikationen:
Velforberedte borgere
I dagene efter VM modtog Rudersdal Kommune mails fra borgere i det berørte område, der – trods tidligere skepsis – blot lige ville udtrykke deres begejstring og stolthed over, at deres kommune havde gjort det så godt som VM-vært.
Med tidlig og gentagende varsling i direkte postkort og breve, tidlig dialog, systematisk opsamling og formidling af spørgsmål og bekymringer og konsekvent brug af hjemmesiden som stedet, hvor man kunne finde svar på alt, lykkedes det at forberede borgerne så godt, at der ikke opstod uforudsete overraskelser under VM.
Resultater der tæller
Til gengæld eksploderede besøgstallet på hjemmesiden i tiden op til VM. På mere end 100 sider om VM fandt borgere og publikum svar på alt fra trafik til toiletter.