Email som fortidslevning

Af Tom Pedersen, PlusPublic

Emailen bliver snart en gammeldags teknologi, vi smiler lidt ad som for eksempel telefaxen og skrivemaskinen. De unge oplever allerede nu emailen som altmodisch og klodset, og har i stedet deres kommunikationsunivers på store, integrerede platforme. Det er virksomhederne nødt til at indrette sig efter, fortæller Danmarks eneste Ph.d i cybersociologi, Stine Gotved, som både forsker i og er rådgiver om den digitale kommunikation. Her kigger hun ind i kommunikatørens digitale fremtid gennem fem spørgsmål:

Danmarks eneste Ph.d i cybersociologi, Stine Gotved, som både forsker i og er rådgiver om den digitale kommunikation. Læs mere om Stine Gotved og digitalt samarbejde og ledelse: www.netkolonwork.dk

1. Hvad er cybersociologi?

Det handler om menneskelig organisering på nettet - om hvordan vi kommunikerer og fører os frem, når vilkårene er digitale. Så cybersociologien har fokus på det menneskelige samspil, når der så at sige sættes en digital skærm op imellem os.
I arbejdslivet er det særligt relevant i disse år, hvor flere og flere arbejdsformer ændres til at foregå over afstand, og dermed i en digital formidling. Kommunikation, udveksling, relationsopbygning og tillid kommer i spil på nye måder, når der går længere imellem de fysiske møder (eller de er helt fraværende). Det gælder både hjemmearbejdspladsen, den sammenlagte kommune med forvaltningerne spredt ud på de gamle rådhuse, IT- og televirksomheder, der kører masser af digitale projektforløb spredt over store afstande, og rigtig mange andre typer af virksomheder, hvor medarbejderne til dagligt er spredt regionalt, nationalt, globalt.

2. Hvorfor bliver emailen overhalet af andre kommunikationsformer?
Det er der flere samspillende årsager til, og den vil vel næppe forsvinde helt - den er jo fin til både en-til-en kommunikation og målrettet udsendelse til mange modtagere. Men der er to udviklinger, der peger på dens mindre betydning fremover:

a) fremkomsten af platforme og systemer designet til dokumentdeling, projektstyring og andre arbejdsrelaterede udvekslinger. Med den stadigt stigende kompleksitet bliver det nødvendigt for stadigt flere arbejdspladser at have sådanne fælles digitale rum, for at kunne styre for eksempel versioneringen - hvis man sender arbejdspapirer frem og tilbage på email, ved vi jo, at der uvægerligt går rod i foretagendet efter lidt tid.

 
Det ikke er spor underligt - emailen kom ind fra højre og ændrede vores arbejdskommunikation nærmest over night (hvem kan huske, hvad vi egentlig lavede, før formiddagen gik med at besvare emails?) og siden har vi halset efter for at tilpasse organisationer, politikker, rutiner og sprogbrug til emailens vilkår. Nu har vi tilsyneladende nået grænsen for, hvor smart det kan gøres. Andre platforme trænger sig på; platforme der integrerer kommunikation, samarbejde og tilgængelighed på langt mere fleksible måder.

b) og mindst lige så vigtig: ungdommen i dag bruger ikke email. Bevares, de fleste har en mailadresse, men kun fordi det er en forudsætning fra deres uddannelsesinstitution, og de unge skal nok sørge for at posten derfra automatisk sendes videre til en webbaseret platform. Emailen bruges ikke til daglig kommunikation, og det er svært at huske at tjekke for indgående beskedder. Istedet kommunikeres med sms og diverse chatfunktioner, så udvekslingerne er korte og umiddelbare. Til samarbejde og dokumentdeling kombineres for eksempel Google Docs (der også fjerner det meste ballade med forskellige formater) og DropBox, så alle involverede har adgang online. Der er selvsagt mange variationer, og det er ikke noget der er undersøgt særlig grundigt - men hovedpointen, at emailen af de unge opleves som klodset og altmodisch, er særdeles veldokumenteret. På den ene side vil det give nogle interessante problemstillinger, når firmaer skal rekruttere de klogeste hoveder fremover - for hvordan tilrettelægge arbejdsgangene, så de ikke skræmmer de unge væk igen? På den anden side kan man jo håbe, at de nævnte fælles platforme vil fremstå meningsfulde, og måske de unge ligefrem kan få realiseret nogle af samarbejdspotentialer, der på nuværende tidspunkt mest er varm luft fra IT-sælgeren.

3. Hvad er vigtigst, når man tilrettelægger sin digitale kommunikation?
At man tænker på alle aspekter - hvad det er man gerne vil sige/opnå, hvem det er man skal i kontakt med, hvilket emne der skal kommunikeres om, og hvilke platforme, der er til rådighed for alle. Især kombinationen af emne og platform er uvant, men platformen, dens styrker og begrænsninger, er med til at afgøre hvordan kommunikationen forløber. Et eksempel: Man kan ikke brainstorme på et telefonmøde, høj gensidig synlighed kan være et problem i en konfliktfyldt situation (men måske en hjælp, når der skal mægles), chat er skidt til fordybelse og nuancering. Hver platform har sin egen påvirkning af situationen, og kun ved at være bevidst om forskelle og styrker kan man vælge rigtigt.

4. Hvordan ser et 'fælles rum' til digital kommunikation i fremtiden ud for en virksomhed?
Der er allerede rigtig mange fælles digitale rum - et af de mest anvendte er Microsofts Sharepoint, der kan sættes op på utallige måder. I udgangspunktet er det dokumentdeling og versionsstyring, men de nyeste opdateringer henter også en del erkendelser fra de sociale medier. Og fremtidens fælles arbejdsplatforme/digitale rum har netop en blanding af det styrede og det uformelle - tendensen er, at jo mere der konkret skal samarbejdes (i modsætning til f.eks. blot at skrive på det samme dokument hen over tid), jo mere bliver der også brug for gensidig synlighed og det uformelle.

Synligheden kan f.eks. være et foto og/eller et webcam - en mulighed for at komme i tanke om den anden, så at sige, få kombineret navn og ansigt (der understøtter erindringen om, at man faktisk også har mødt hinanden). Det uformelle kommer snigende som en social dimension, der stadig kan være lidt svær at håndtere for virksomheder - for er det ikke bare noget pjat? Jeg vil hævde, at det uformelle både er en anerkendelse af og en styrkelse af den relations-opbygning, der er nødvendig for at vi kan samarbejde over afstand - for at vi kan føle os forbundne på den måde, der omfatter både tillid og troværdighed.

Hvordan de konkrete løsninger så ser ud, er som sagt meget forskelligt - men som med snart alt andet gælder det, at det skal være convenient, nemt at gå til. Hvis du gemmer grupperummet bag otte niveauer af intranettet, har du samtidig garanteret, at det ikke bliver brugt - sandsynligheden for anvendelse er omvendt proportional med antallet af klik på vejen derhen. Så skal grupperummet pinedød ligge dér, så skal der altså tænkes i genveje fra forsiden. Bliver det for besværligt, laver de bedste grupper bare deres egne undvigemanøvrer - arbejder med en DropBox, på en Podio-applikation eller noget helt tredje, der helt sikkert er uden for rækkevidde af intern IT.

5. Er der i dag digitale kommunikationsformer, som vi vil smile lidt ad om 5-10 år?
Jeg tænker, at vi går mod større og større integrering - at de samme applikationer og platforme får en multifunktionalitet, der gør det nemt at skifte mellem kommunikationsformer. Allerede nu ser vi for eksempel mødeløsninger, der er sat op til den enkelte pc (i modsætning til videomødets selvstændige lokale), og hvor man undervejs i mødet bruger (eller kan veksle mellem) dokumentfremvisning, tale, webcam, chat, ordstyrerfunktion mv. På et tidspunkt bliver det sandsynligvis for kompliceret, så læringskurven bliver for stejl. Det er tilfældet med stort set alle de smartboards jeg har set - det er fint med en tavle med hukommelse, men muligheden for interaktion med andre tavler er stort set urealiseret. Men vi bliver jo hele tiden bedre til at håndtere også den avancerede teknologi, så der vil være en stadigt skiftende balance mellem potentialer og faktisk benyttede funktioner. Alt dette for at sige, at selvom det er nærliggede at dømme det simpleste ude - for eksempel emailen - får den sandsynligvis en plads på paletten mange år endnu. Men den bliver mere en niche: det hurtige valg i en velafgrænset situation, fremfor nutidens primære kommunikationskanal.