Vestas Wind Systems A/S
Den globale kommunikationskaskade
Beskrivelse af projektet:
Den fulde beskrivelse kan ses i vedhæftede indstilling
Behov for globalt samarbejde:
Vestas har haft stor succes på sine globale markeder de seneste årtier. Men i de senere år er konkurrencen blevet skærpet samtidig med, at kunderne i højere grad er globale og stiller større krav. Det er ikke længere den lokale bondemand, der køber en vindmølle, men derimod internationale virksomheder og regeringer, der forventer den samme kvalitet og service, uanset om de køber en vindmølle i Australien, Brasilien eller USA.
Vestas’ syv salgsenheder var før projektet organiseret vidt forskelligt, både i forhold til at samarbejde på tværs, implementere globale processer og med hensyn til at fremstå som ”One Vestas”. Det blev derfor besluttet, som led i Vestas’ overordnede strategi, at de syv salgsenheder skulle have samme organisationsstruktur for at styrke det globale samarbejde på tværs af salgs- og funktionsområder.
Den globale kommunikationskaskade:
Vestas udviklede i den forbindelse en global kommunikationskaskade for at sikre, at alle medarbejdere blev informeret på samme tid og samme måde. En kommunikationskaskade starter med den øverste leder og spreder sig ned gennem organisationen som ringe i vandet. Den kulminerer med en officiel annoncering, der rammer samtlige medarbejdere i organisationen. Forud for den officielle annoncering bør alle berørte medarbejdere tilbydes en personlig samtale med deres nærmeste leder. Den officielle annoncering følges op på afdelingsmøder.
Den seneste og mest omfattende kaskade blev gennemført fra den 15 - 27. april 2010, hvor de omkring 6500 medarbejdere i Vestas’ syv salgsenheder blev præsenteret for en ny, identisk organisationsstruktur. Den radikale organisationsforandring fik stor betydning for en lang række medarbejdere, der pludselig stod over for at skulle have nye ansvarsopgaver, titler, chefer og måske skulle skifte afdeling.
Kommunikationsprojektets formål
- Minimere medarbejdernes usikkerhed, da den forringer virksomhedens produktivitet og arbejdsmiljø.
- Skabe fælles forståelse for forandringerne på alle niveauer af organisationen.
- Sikre at alle mellemledere informerer deres medarbejdere og støtter forandringen.
- Gennemføre implementeringen af forandringerne inden for projektets tidsramme.
Globalt kommunikationsnetværk:
Vestas’ centrale kommunikationsfunktion ”Group Communications” fik til opgave at facilitere en global løsning – skabt på tværs. Det stod hurtigt klart, at det var tvingende nødvendigt at engagere de lokale kommunikationsansvarlige i et globalt kommunikationsnetværk i jagten på lokal forståelse og indsigt i modtagergruppen. Man ønskede at få lokale afdelinger til at tage et globalt medejerskab af forandringsbudskaberne frem for kun at fokusere på lokale udfordringer. De kommunikationsansvarlige havde ikke tidligere samarbejdet til trods for, at de alle arbejdede i en salgsenhed. Den kulturelle diversitet kom også udtryk i netværket, som repræsenterede Spanien, Tyskland, Danmark, Sverige, Singapore, USA, Canada og Kina. Den globale kaskadeplan blev udviklet på en workshop i marts 2010.
Udbytte:
Kommunikationskaskaden jf. målsætning:
Det lykkedes at konstruere og gennemføre en global kommunikationskaskade i alle syv salgsenheder. Alle mål blev indfriet eller overgået:
- Implementeringen blev gennemført inden for projektets tidsramme uden drama.
- Kaskaden blev gennemført i alle salgsenheder på samme tid og samme måde.
Fra postkontor til strategisk partner:
De lokale kommunikationsfunktioner fik sat kommunikation på agendaen. De fik vist, hvordan de kan bruges som strategiske sparringspartnere, og det lykkedes at trænge igennem til de forskellige ledelsesgrupper i salgsenhederne ved at stå sammen som et team. Både de formelle og uformelle netværk, der blev skabt i projektet lever videre til stor gavn for det globale samarbejde.
- Global kaskadeplan og metode blev udviklet i fællesskab.
- Al kommunikationsmateriale blev leveret og offentliggjort rettidigt.
- Der blev skabt konsensus om forandringsbudskaberne globalt og for hvert funktionsområde.
Mere end en kommunikationskaskade
Kommunikationskaskaden har været en stor succes set i lyset af projektets kompleksitet, de få ressourcer og de vilkår kommunikationskaskaden blev udviklet og gennemført under. Udgangspunktet var at tage hensyn til medarbejderne i salgsenhederne, men det har sidenhen ændret hele måden man beskæftiger sig med forandringer på i Vestas. Det har påvirket kravet om åbenhed og ærlighed i positiv retning og har bidraget til at skifte fokus fra lokalt til globalt.
- Kommunikationskaskaden er et best practice eksempel på forandringskommunikation i Vestas og er blevet en del af det kommunikative fundament.
- Et change communication team er blevet etableret i Group Communications.