Metroselskabet
Åben Tegnestue - det rummelige borgermøde
Beskrivelse af projektet:
Den fulde beskrivelse kan ses i vedhæftede indstilling
Københavns Kommune ønskede, at der skulle holdes borgermøder om de nye byrum ved Cityringens stationer. Metroselskabet udarbejder dispositionsforslag til byrummene i 2. halvår 2010 og gennemførte således dialogen med borgerne inden, landskabsarkitekterne tegner byrummene og inden kommunes lokalplanproces går i gang. Processen blev reelt inddelt i to klart adskilte faser: En indledende fase med uformel faglig dialog med fagfolkene bag byrummene, Åben Tegnestue. Denne fase afløses af en mere formel høringsfase om lokalplanerne, der indledes i starten af 2011.
Det konkrete resultat af den faglige dialog – et idékatalog – er en del af projekteringsgrundlaget for de nye byrum, som landskabsarkitekterne arbejder på lige nu. Byrummene ved de 14 stationer i Københavns Kommune står færdige i 2018.
En situationsanalyse viste, at vi stod over for en del udfordringer, hvis vi skulle gennemføre en vellykket dialog.
- Dels avler store anlægsprojekter ofte utryghed og bekymring overfor de forandringer, som projektet medfører. Dels har nogle borgere oplevet, at ting, som de forventede at få indflydelse på, allerede var besluttet, når de blev inviteret til borgermøder.
- Derudover var der tale om 14 forskellige byrum med forskellige karakter – lokal, regional og national. Nogle lokaliteter er desuden trafikknudepunkt, andre er samlingssteder for de lokale. Vi skulle således kommunikere med en meget bred målgruppe om mange forskellige forhold.
- Projektets relevans kunne opleves som svag, da der er otte år til byrummene står færdige.
- Byrum er en lille del af Cityringsprojektet. Nogle af de besøgende vil efterspørge grundlæggende information om Cityringen og anlægsarbejdet.
- Vi havde meget kort tid og kun få hænder til at planlægge og og gennemføre projektet. I alt cirka seks måneder.
Åben Tegnestue var fire arrangementer på fire lørdage – 29. maj, 5. juni, 12. juni og 19. juni – i bydelene Nørrebro, Østerbro, Vesterbro og Indre By. I et telt på 300m2 på en central plads stod landskabsarkitekter og andre fagfolk klar til at tale med københavnerne om udformningen af de nye byrum. Efter hvert telt-arrangement afholdte vi et opfølgningsmøde per byrum – i alt 14 møder – hvor det pågældende lokaludvalg var værter.
Primære formål:
- Skabe ejerskab til de 14 nye byrum ved Cityringens stationer i Københavns Kommune.
- Komme i dialog med københavnerne og høre deres idéer og holdninger til byrummenes udformning.
- At den lokale identitet bliver afspejlet i de nye byrum.
Sekundære formål:
- Informere generelt om Cityringen og anlægsarbejdet.
- Informere specifikt om processen med byrummene og forklare det lange tidsperspektiv.
Redskaber
- Inddragelse
- Åbenhed og klarhed
- Fagfolk
Inddragelse
Vi inviterede københavnerne indenfor i landskabsarkitekternes værksted – tegnestuen – hvor byrummene får form. Her kunne københavnerne komme i dialog med de landskabsarkitekter, der rent faktisk sidder og tegner byrummene. Vel at mærke inden byrummene bliver tegnet. Idéerne blev skrevet og tegnet i skitsebøger eller på bloggen www.m.dk/byrum.
Åbenhed og klarhed
”Show it – don’t tell it” var et centralt kommunikativt greb. Anlægget af Cityringen og beslutningsprocesserne er komplekse størrelser og kan være svære at hitte rede i. Det var afgørende, at vi kunne vise, hvad projektet handler om på en let forståelig måde. Vi valgte derfor dialogværktøjer som store modeller af byrummene, modeller af stationsrum og plancher, der på pædagogisk vis viser det, dialogen handler om. I indtrækker-kommunikationen var forventningsafstemning central, således at de besøgende på forhånd var klare over, hvad der kunne påvirkes og hvad der lå fast. De strategiske nøgleord ”åbenhed og klarhed” blev understøttet af den rumlige løsning med et stort telt med åbne gennemsigtige sider, indrettet som en tegnestue med modeller, inspirationstavler, skitsebøger, manifold og arkitektlamper.
Fagfolk
Faglig dialog fungerer bedst og er mest kvalificeret, når den føres med fagfolk. Derfor var det blandt andet landskabsarkitekter, ingeniører, landinspektører og lokalplanfolk, som stod klar i teltene for at tale med københavnerne – og ikke chefer, direktører eller kommunikationsfolk.
Fagfolkene var desuden med til at sætte ansigt på Metroselskabet og derved give ”anlægsmonstret” en ny menneskelig dimension. Fagfolkene viste, at de er mennesker med høj faglig kompetence og passion for Metroen og København.
Konkrete mål:
- 50 procent flere besøgende end ved traditionelle borgermøder (ved borgermøder om VVM – Vurdering af Virkning på Miljøet – var der i gennemsnit 150 mennesker.)
- Få ”det tavse flertal”, som ikke kommer til orde ved et traditionelt borgermøde, i tale
- Over halvdelen af de besøgende skulle opleve at få brugbare svar på spørgsmål
- At forventninger afstemmes, og dialogen opleves som reel
Sekundære mål:
- Større generel viden om Cityringen hos de besøgende
- Fælles ejerskab og referenceramme mellem Københavns Kommune og Metroselskabet
- En overvejende positiv og fyldig omtale i lokalaviser
Chefarkitekt, Lise Lind, var projektleder med reference til Metroselskabets tekniske direktør, Torben Johansen, og projektdirektør Arne Steen Jacobsen. Chefarkitekten rapporterede regelmæssigt til Metroselskabets direktion.
Udover Lise Lind bestod arbejdsgruppen af kommunikationsmedarbejder Laura Larvig Andersen og pressechef Stine Christmas Nielsen. Desuden var Sofie Ottesen fra Rambøll By og Trafik på opgaven som rådgiver. En række andre fagpersoner bistod projektet ad hoc. 20 personer fra Metroselskabet og Københavns Kommune var til stede i teltet hver lørdag.
Projekt Åben Tegnestue var forankret i Metroselskabets forretningsstrategi, hvori der står, at direkte inddragelse af naboer og øvrig offentlighed er et væsentligt indsatsområde. Målet med Metroselskabets strategiske kommunikation om Cityringen er at skabe forståelse for og accept af anlægsarbejderne.
Desuden var Åben Tegnestue forankret i Metroselskabets kommunikationsstrategi, hvor i der blandt andet står, at vi skal:
- kommunikere hvad vi gør og hvorfor
- med de relevante modtagere og gennem de rette kanaler
- kommunikere rettidigt
- lytte til kritik og idéer
- initiere kommunikation, der er brugergenereret og baseret på dialog.
Interessentanalyse
Projekt Åben Tegnestue blev indledt med en interessentworkshop, hvor en række faggrupper fra både Københavns Kommune og Metroselskabet var repræsenteret. På workshoppen identificerede vi interessenter ved de enkelte stationer, herunder naboer, virksomheder, institutioner, borgergrupper m.fl. Interessentanalysen havde til formål at skabe overblik over, hvem vi skulle ud og kommunikere med samt pejle os ind på hvilket fokus, der ville være ved de enkelte byrum.
Ved interessentworkshoppen drøftede vi rammerne for mødet med københavnerne. En arkitekt med stor erfaring i dialog med brugere sagde: ”Det, folk vil, er at sidde på skødet af arkitekten og føre pennen”. Den udtalelse blev startskuddet for udviklingen af konceptet Åben Tegnestue.
Vi var bevidste om, at der i mødet med københavnerne ville være interesse for andre aspekter af Cityringen end byrummene, fx konsekvenser for naboer, trafikomlægninger og kommunikation under anlægget, anlægsmetoder, tidsplaner, lokalplanproces m.m.
De fire tegnestue-arrangementer var projektets kerneprodukt med bloggen som supplement. Da vores målgruppe var bred og uhomogen, valgte vi at gennemføre en massiv og bred indsats gennem mange kanaler.
Produkter til ekstern brug
- Fire Åben Tegnestue arrangementer
- 14 opfølgningsmøder (i samarbejde med lokaludvalg)
- Blog på www.m.dk/byrum
- Artikler i Metronyt og på m.dk
- Tre film til brug på blog og i telt (se byrum.m.dk/film)
- ”Åben Tegnestue”
- ”Muligheder og begrænsninger”
- ”Fra Åben Tegnestue Nørrebro”
- 21.000 nabobreve
- Annoncer i fire lokalaviser
- Annoncer i to trafikaviser
- Flashfilm på stationsskærme (se ”Cityringen – har du gode idéer til byrummene” på byrum.m.dk/film)
- Plakater på infostandere i byrum
- Flyers til omdeling
- Visitkort med web-adresse til omdeling
Produkter til intern brug
- Strategiplan
- Koncept og indretning for telt
- FAQ til hvert tegnestue-arrangement
- Megafonmåling
- Evalueringsnotat
I dag fungerer bloggen som den primære kanal til kommunikation om projektet, og stedet hvor vi kan vise, at arbejdet med byrummene fortsætter, og at københavnernes idéer bliver brugt.