Udfordringer for den interne kommunikation

28. februar 2008

Udfordringer for den interne kommunikation

Intern kommunikation i Jyske Bank
Den interne kommunikation prioriteres meget højt i Jyske Bank. I 1999 samlede man for første gang alle medarbejdere et sted. Formålet var at gøre medarbejderne opmærksomme på, at der var en reel risiko for, at Jyske Bank ville blive udsat for et fjendtlig opkøb. I stedet for blot at lægge facts på bordet, blev medarbejderne udsat for en happening, hvor en svensk skuespiller optrådte side om side med bankens ordførende direktør og overbeviste medarbejderne om, at Jyske Bank var blevet solgt til en svensk storbank. Det var fup. Men eventen/budskabet gik rent ind hos medarbejderne – og samtidig satte eventen skelsættende fokus på den interne kommunikation og på at man også i den interne kommunikation skal spille på følelser, sørge for at alle får det samme at vide samtidigt og på at man skal bryde grænser – også når man kommunikerer til medarbejderne.

I forlængelse af eventen i 1999 har Jyske Bank afholdt flere medarbejderevents og samtidig var begivenheden i 1999 også anstødstenen til, at man begyndte at arbejde med tv-mediet, i starten i form af vhs-bånd og siden med etableringen af en egentlig intern tv-station.

Problemer
Ifølge Lasse Høgfeldt var Jyske Banks principper for den interne kommunikation ikke uproblematiske. Han opridsede tre forhold, som ledelsen skal have for øje:

1. Det kan være problematisk, hvis mellemlederne ude i afdelingerne ikke er opmærksomme på at få informeret folk om forestående begivenheder, der har indflydelse på dem, inden de ser det på TV.

2. Kritisk kultur får problemer op til overfladen. Det er derfor en vigtig kommunikativ opgave fx i forbindelse med et tv-indslag, at der ikke kun fokuseres på det konkrete problem, som man vil gøre udfra en traditionel journalistisk betragtning, men at der også vises en vej ud af problemet. Den interne ”journalistik” skal være kritisk og sætte fokus på problemerne, men det er samtidig nødvendigt at den er mere løsningsorienteret, end den er i den traditionelle medieverden.

3. TV er magtfuldt, og meget mere magtfuld end det trykte medie – ikke mindst i den interne kommunikation. Som journalist er det derfor utrolig vigtigt, at man klæder sine kilder (i dette tilfælde kolleger) godt på, så de er bevidste omkring, hvad det vil sige at fremkomme med en kritik af ledelsen, af organisationen i et tv-indslag.

Fra fredags-tv til daglige udsendelser
Jyske Bank indledte deres tv-satsning med at sende et ugenligt nyhedsmagasin hver fredag, Nyhedsmagasinet FREDAG. Fordelene var, at det var en tv-format, som seerne/kollegerne var fortrolige med og som medarbejderne så samlet hver fredag, og derfor var en stærk kulturbærer.
Efter et år valgte man at lukke Nyhedsmagasinet FREDAG og i stedet lave en JB-TV portal, hvor der sendes daglige nyheder. JB-TV-portalen giver større fleksibilitet og mulighed for i højere grad at segmentere udsendelserne.

Livlig debat
Efter Lasse Høgfeldts indlæg blev der stillet spørgsmål fra deltagerne. Der blev blandt andet spurgt:

Hvordan skaber man medejerskab?

Den kritiske kultur er indarbejdet, og medarbejderne i kommunikationsafdelingen har frie hænder til at hive lederne ind i studiet og stille spørgsmål. Der er enighed om, at alle spørgsmål skal frem.

Savner medarbejderne det trykte blad?

Ja, nogle medarbejdere savner bladet, men der er ikke ressourcer til at have begge dele.

Erstatter TV bladet?

Nej, TV kan ikke erstatte bladet. Med trykte medier har man mulighed for at gå dybere, og det er en fordel, at folk kan tage bladet med hjem og dele det med familien.

Hvad med samtidigheden?

Da fredags-TV blev nedlagt, kunne Jyske Bank ikke længere opretholde sit princip om, at alle skal have alt at vide samtidig. Lasse Høgsfeldt gav ikke noget entydigt svar på, hvilken betydning det havde, men nævnte at nogle afdelinger valgte at se udsendelserne på intranettet sammen.

Manglende overensstemmelse mellem forventninger og virkelighed i intern kommunikation

Et af de vigtige spørgsmål for tiden er, hvordan man fastholder de gode medarbejdere. Derfor er det vigtigt at den interne kommunikation fungerer. I præsentationen af undersøgelsen af medarbejderes vurdering af firmaers interne kommunikation gjorde Ulrik Grimstrup opmærksom på, at der er en direkte sammenhæng mellem god intern kommunikation og medarbejdernes tilfredshed med arbejdspladsen. Generelt viser undersøgelsen, at der er et uligevægtigt forhold mellem, hvad medarbejdere lægger vægt på, og hvor ressourcerne bliver prioriteret.

Topledelsen er ikke synlig

Undersøgelsen viser, at det er et problem i mange virksomheder, at topledelsen ikke er synlig nok, og at der er en manglende konsensus mellem intention og praksis. Ulrik Grimstrup nævnte, at i mange virksomheder bruger topledelsen måneder på at udarbejde strategier, som de kommunikerer ud til mellemlederne én gang, hvorefter det er mellemledernes ansvar at videreformidle dem til resten af medarbejderne. På den måde går det ofte galt, da meget kan misforstås og misfortolkes undervejs.

Men samtidig blev det også understreget, at det er en nem og ofte brugt løsning at give toplederne skylden for dårlig kommunikation. Kommunikationsmedarbejderen kan gøre meget for at hjælpe ledelsen med at kommunikere klart. Fx udarbejde værktøjer og guidelines til ledere (og medarbejdere) som de kan anvende i forskellige kommunikationssituationer. Vigtigheden af god intern kommunikation understreges af, at en meget stor del af medarbejderne betragter det som vigtigt at have indblik i, hvad der foregår i virksomhedens andre afdelinger. Desværre er det kun få steder, at det er tilfældet.

Der bruges ressourcer på de forkerte kanaler

Også kanalerne der bruges til kommunikation slår fejl mange steder, og ressourcerne bliver brugt uhensigtsmæssigt. Den overvejende del af kommunikationsbudgetterne bliver brugt på massekommunikation og traditionelle medier. Dette er især problematisk, idet mennesker, og særligt de nærmeste ledere, bliver betragtet som den vigtigste interne kommunikationskanal. Fordelingen af tid og budget er  mange steder koncentreret om de store ressourceslugere, intranet og personaleblad/nyhedsbrev, mens for eksempel sociale medier bruges alt for lidt. Fordelene ved at inddrage sociale medier i den interne kommunikation kan være, at der kan skabes en fornemmelse af nærhed mellem ledelse og medarbejdere og de enkelte afdelinger imellem. Ulrik Grimstrup kom dog ikke nærmere ind på præcis hvilke nye medier, der er hensigtsmæssige at bruge, idet det afhænger af virksomhedens art, struktur, strategier osv.

Hele Ulrik Grimstrups præsentation kan ses her:

Del 1
Del 2

Kommentarer
Efter mødet mødtes vi til en sandwich og et glas vin, og holdningen blandt mange var, at det, Jyske Bank havde lavet, var super spændende, men at det nok er de færreste firmaer, der vil ofre de penge, det koster at opføre et TV-studie, hvis primære formål er at kommunikere internt. Resultaterne af Nordisk Kommunikations undersøgelse var ikke overraskende, men gav bestemt stof til eftertanke. Alt i alt var det et rigtig hyggeligt gå-hjem-møde, som der heldigvis var rigtig mange, der dukkede op til.

Eva Helbæk
eva@kommunikationsforening.dk