Referat 2001

Referat fra generalforsamling 
i Dansk Kommunikationsforening
Fredag 2. marts 2001 kl. 15.00

1. Valg af dirigent
Bestyrelsen foreslog Poul Scheuer fra Dansk Industri, som også var vært for arrangementet. Poul Scheuer blev valgt som dirigent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt varslet og gav ordet til formanden.

2. Bestyrelsens beretning og plan for det kommende år

Formandens beretning
Formanden gjorde status på de ti indsatsområder for 2000, hovedresultaterne af en medlemsundersøgelse og indsatsområderne for det kommende år:

Året der gik
Efter generalforsamlingen sidste år vedtog bestyrelsen ti indsatsområder for år 2000. Vi er kommet godt i gang med alle områder, men bestemt ikke i mål.

• Målsætningen om at professionalisere foreningens arbejde har blandt andet betydet, at bestyrelsen har arbejdet efter vedtagne indsatsområder, funktionsbeskrivelser og målsætninger for alle bestyrelsesmedlemmer og ansatte i sekretariatet. Samtidig har vi fulgt tæt op på foreningens økonomi og opnået væsentlige besparelser. Vi har ansat en kommunikationsfaglig medarbejder i sekretariatet og øget antallet af formandskabsmøder.
  
• Målsætningen om at tilbyde møder af høj kvalitet og målrette dem til de enkelte segmenter må til en vis grad siges at være opfyldt. I beretningsåret har vi således haft 34 gå-hjem-møder, og herunder 13 konferencer. Det er mere end en fordobling i forhold til året før. Møderne har været velbesøgte. Der har i gennemsnit været 50 - 60 deltagere, og det har kun været nødvendigt at aflyse et enkelt i Vejle. På en skala fra 1- 5 har vi en score på ’relevans’ på 3,5 og en score på ’kvalitet’ på 4. Det må alt i alt siges at være tilfredsstillende. Vi har ikke fået indført en segmentering af møderne, men det vil udvalget tage fat i det kommende år. Endelig har der været for få møder vest for Storebælt. Medlemsgrundlaget er p.t. tilsyneladende ikke stort nok til at trække møderne. Det skal der også gøres noget ved i det kommende år.
  
• Vores medlemsanalyse har vist, at det netop er på uddannelsesområdet, at DKF kan spille en større rolle. På dette område lever vi i dag bestemt ikke op til ambitionerne. Men for at nå målet om at kunne tilbyde medlemmerne målrettede kurser, har bestyrelsen udarbejdet og vedtaget et strategipapir om vores kursus- og uddannelsesaktiviteter. Strategien skal implementeres i det nye beretningsår. Strategien er tredelt. Første del handler om erfaringsudveksling, herunder gå-hjem-møder og ERFA-grupper. Anden del handler om at udvikle og tilbyde medlemmerne korte, prisbillige, men fagligt kompetente kurser om relevante emner. Tredje del handler om at arbejde for kompetenceudvik- lingstilbud til medlemmerne – MBA eller diplomuddannelse. I det forgangne år har vi været i dialog med en række uddannelsesinstitutioner om kompetencegivende efteruddannelse: Syddansk Universitet i Odense, Roskilde Universitetscenter, Københavns Universitet og Handelshøjskolen i København. Flere steder arbejder man på en MBA i kommunikation, diplomuddannelse eller lignende. DKF har stillet sig til rådighed for rådgivende udvalg og medvirken i udviklingsprocessen. Københavns Universitet påregner at starte en MBA i kommunikation fra sommeren 2002. Samme tid starter en ny bachelor-uddannelse i virksomhedskommunikation på Handelshøjskolen. Begge dele kan vise sig meget interessante for DKF.
  
• Udviklingen af Kommunikatøren som debat- og udviklingsdriver er et selvstændigt indsatsområde. Også på dette område er der sket noget. Kommunikatøren har fået nyt layout, ny leverandør og fast forsidefotograf. En sponsoraftale med Datagraf sikrer en bedre økonomi, som blandt andet betyder, at vi for færre penge nu kan udgive seks blade om året med et højere sideantal. Redaktionsgruppen har opstillet en række succeskriterier for bladet, som redaktionsgruppen skal arbejde videre med i det kommende år. "Vi vil måles på troværdighed, relevans, åbenhed, udvikling, inspiration, brugbarhed, nyskabelse", sagde den ansvarshavende redaktør Lisbeth Eckhardt-Hansen og takkede redaktionsgruppen for godt samarbejde.
  
• I planerne for 2000 lå også en videreudvikling af Nyhedsbrevet som den faste linje. Nyhedsbrevet udkommer i dag 11 gange om året. Det er den faste kontaktlinje til medlemmerne. Sammen med Nyhedsbrevet udsendes indkaldelser til gå-hjem-møder og forskellige annoncebilag, som bidrager stærkt til DKFs økonomi og generelt til markedsføringen af DKF. På sigt vil det dog være hensigtsmæssigt, at Nyhedsbrevet udsendes elektronisk, men lige nu har vi næppe råd til det. Selve Nyhedsbrevet skal vi dog arbejde mere med. Vi har således ikke i 2000 udviklet en tilstrækkelig ambitiøs plan for Nyhedsbrevet. Vi har heller ikke lavet en bevidst strategi og arbejdsdeling mellem vores medier. Det er et punkt, vi skal arbejde med i det kommende år.
  
• DKF har i dag et velbesøgt websted. Men vi har ambitioner til mere. Derfor blev webstedet også udnævnt som indsatsområde for 2000. DKFs websted skal være en aktiv og levende kommunikationskanal, der giver medlemmerne og alle andre i branchen og med interesse for faget adgang til aktuel og faktuel information. Webstedet skal gøres mere tidsvarende, dynamisk og interaktivt. Med tiden skal man kunne bestille kurser, litteratur, tilmelde sig gå-hjem-møder osv. Vi er derfor i gang med at restrukturere og redesigne vores websted og skifte til en mere tidssvarende databasebaseret platform. Herudover undersøger vi samarbejdsmuligheder med forskellige leverandører af indhold.
  
• Vi har i år også haft en ambition om at tilfredsstille eksisterende medlemmer og måle på tilfredsheden med ALLE vores tilbud og vores virke. Efter hvert gå-hjem-møde har vi derfor fået udfyldt evalueringsskemaer, og der er lagt op til læserundersøgelser af både Nyhedsbrev og Kommunikatøren. To gange i det forgangne år har vi udsendt spørgeskema til et repræsentativt udvalg af medlemmer for at få en måling på tilfredshed.
  
• Indsatsen for at markere foreningen i offentligheden har vi forsømt. Det er således ganske sparsomt, hvordan vi har fået markeret DKF i offentligheden. I forbindelse med et par etiksager har vi haft udtalelser i dagbladene. Det er også blevet til en kronik til Lederen og Kommunikationsforum, samt en artikel i Magisterbladet. I forbindelse med prisuddelingen fik vi nogen omtale – men langt fra, hvad sagen fortjente. Ambitionen om systematisk at få afdækket mulige og relevante positioner, DKF bør have, samt varetage en hensigtsmæssig udmelding, er endnu ikke opfyldt.
  
• Til gengæld har vi opfyldt målet om at få afdækket det etiske grundlag. Vi har afdækket de kodekser, love og bekendtgørelser m.v., vi som branche bør forholde os til. Emnet har været tema i Kommunikatøren, og samtlige lov- og bekendtgørelsestekster er tilgængelige på www.kommunikationsforening.dk. Hvorvidt DKF skal have egentlige etiske retningslinjer er en diskussion, som stadig pågår.
  
• Som sidste indsatsområde besluttede vi at sætte ind på et fastholde antallet af medlemmer i foreningen og derefter vokse. Det er også sket. Vi har i den forgangne periode sagt farvel til små 100 tidligere medlemmer og goddag til 300 nye. Vi har systematisk undersøgt årsagen til, at folk har sagt farvel. Brancheskift er hovedårsagen til, at medlemmer forlader os. Og endelig har vi i februar i år iværksat en kampagne for at hverve nye medlemmer gennem nuværende medlemmer.

Medlemmernes dom
Tilbud om relevant efteruddannelse er et af de områder, som scorede højst, da vi i 2000 bad 100 tilfældigt udvalgte medlemmer prioritere DKFs vigtigste opgaver. Samtidig er den efteruddannelse, som medlemmerne efterspørger på relativt højt niveau: Kommunikationsledelse, strategi, nye medier, personlig udvikling, konkrete værktøj, diplom-uddannelser, nye medier, forandringskommunikation, viden om journalistik og leverandører.

Øvrige opgaver, som medlemmerne udpegede som centrale for DKF var: netværk, PR for PR, inspiration, møder, vejlede, jobbank, erfagrupper, internationalt fokus, debat. Af undersøgelsen fremgik det endvidere, at medlemmerne efterlyste flere uddannelsestilbud, billigere tilbud, at Kommunikatøren kom oftere, mere aktivitet i Jylland og for de offentligt ansatte, bedre udnyttelse af Internet, en formel velkomst i foreningen, mere substans i Nyhedsbrevet, mere uforudsigelige møder, relevant mail, mere teori, større bredde i kredsen af skribenter og større synlighed. Til gengæld hæftede medlemmerne sig positivt ved medlemsmøder, netværk, Kommunikatøren, kursustilbud, muligheden for at lære noget, seriøse kolleger, en aktiv bestyrelse, mange tilbud og webstedet. Nøgleord der går igen her er bredde, kvalitet, udvikling og ambitiøst.

10 indsatsområder for det kommende år
Bestyrelsen har i prioriteringen af indsatsområderne for 2001 i høj grad taget højde for det, som medlemmerne efterspørger. For det kommende år, har bestyrelsen opstillet ti indsatsområder:

• Implementere kommunikationspolitik – herunder udvikle kommunikationspolitik, afdække mulige og relevante positioner, hvor DKF kan eller bør markere sig, markere og markedsføre DKF i offentligheden
  
• Kvalitetssikre og målrette møder – gennem segmentering af foreningens medlemmer, tilbud om mindst ét månedligt gå-hjem-møde pr. sæson pr. segment, et møde pr. uge, samarbejde med øvrige kanaler om fælles tema
  
• Udvikle egne uddannelsesaktiviteter – gennem tilbud om mindst to større konferencer pr. sæson og udvikling af konkurrencedygtigt kursuskatalog – såvel fagligt som prismæssigt (fx redaktøren, internet, retorik, sprog, spin-nursing)
  
• Bidrage til udvikling af ekstern kompetencegivende efteruddannelse – gennem etablering af dialog med uddannelsesinstitutioner om grunduddannelsen og evaluering og udvikling af samarbejdet med eksisterende samarbejdspartnere (Confex, DTI, Advice, DMF og AOF)
  
• Videreudvikle Kommunikatøren som debat og udviklingsdriver – gennem en klar redaktionel linje og plan
  
• Etablere forlag – baseret på en bevidst strategi, en afdækning af potentiale, praksis, formalia og alliancemuligheder
  
• Udvikle et tidssvarende websted – med henblik på et få en aktiv og levende kommunikationskanal, hvor medlemmer kan få opdateret information om relevante områder og emner, og hvor der skabes kommunikativ merværdi for medlemmerne blandt andet gennem opbygning af særlige tjenester som debatfora, jobbørs, værktøjskasser mv. Vi har i dag et velbesøgt websted, som vi godt kunne justere og videreudvikle i detaljer. Men hvis vi skal opfylde ambitionen, om at gøre DKF til en synlig og aktiv spiller også på dette område, og hvis vi reelt vil noget med digital formidling, bliver vi nødt til at formulere en egentlig strategi for udviklingen af webstedet, som er i overensstemmelse med foreningens samlede kommunikationsstrategi. Der er nedsat et udvalg, som arbejder på opgaven.
  
• Afsøge mulighederne for at skabe ekstra værdi for medlemmerne – nye medlemstilbud, relevante rabatter mv.
  
• Udvikle og implementere sponsorpolitik – gennem bevidst strategi og sponsorpakker med henblik på at bidrage til foreningens økonomi.
  
• Skabe vækst - gennem samarbejde med relevante samarbejdspartnere, systematisk hvervning af medlemmer, så vi er væsentlig flere medlemmer ved udgangen af 2001. Og i forlængelse heraf drøfte et forslag om at udvide antallet af forpligtede ambassadører gennem et egentligt repræsentantskab.

Der var følgende kommentarer til beretningen

• Preben Kjær, D.A.F fandt forslaget om etablering af forlag en anelse gammeldags og spurgte, om der ikke var mere fremtid i en Internet-løsning. Formanden gav ham ret i, at det kunne være en risiko, og at det selvfølgelig skulle give mening økonomisk. Omvendt kunne der også her vise sig nogle muligheder for indtjening og profilering for foreningen, som ville være ærgeligt ikke at udnytte.
  
• Simon Hansen, Statens Information advarede mod "pænheden" i foreningen. "DKF kan ikke optræde som samlingssted for en kvalificering af branchen, med mindre vi også kan rumme og repræsentere kritikken i såvel metode som praksis. Det bør prioriteres i indsatsområderne."
  
• Leon Østergaard, Danmarks Statistik konstaterede, at DKF var inde i en meget positiv udvikling og opfordrede til at fortsætte linjen. "Strategien med fusion og professionalisering har vist sig at være rigtig. Foreningen lever fuldt ud op til ambitioner og planer. Der er stor tilfredshed med møder, Kommunikatøren og Nyhedsbrevet. DKF har nu konsolideret sig som servicevirksomheden. Næste skridt må være at få sat ord på visionerne for de næste 10-15 år og få formuleret, hvad vi vil med DKF. Hvis vi kun vil mainstream, så flytter vi ikke noget", sagde Leon Østergaard med reference til indsatsområdet om profilering.
  
• Susanne Stormer ville vide, hvordan vi forholder os til Kommunikationsforum som på én gang er en samarbejdspartner og konkurrent. Formanden understregede, at DKF har en løbende dialog med Kommunikationsforum om samarbejdsformen, og at DKF indtil videre har afholdt sig fra at udvikle eget debatforum. "Men det er klart, at vi nødvendigvis må medtænke det i vores strategi for webstedet", sagde formanden.

Beretningen blev godkendt uden yderligere kommentarer.

3. Kassererens fremlæggelse af det reviderede regnskab
Kassereren fremlagde det reviderede regnskab, som blev godkendt uden kommentarer.

4. Budget for det kommende år fastsættelse af kontingent
Budget for det kommende år blev fremlagt, og kontingentet blev fastlagt til 1200 kr. for ordinære medlemmer og 300 kr. for studerende og ledige.

Preben Kjær, D.A.F. fandt det betænkeligt, at sekretariatsudgifter oversteg kontingentindtægter og spurgte i den forbindelse, om det kunne betale sig at få flere medlemmer, når indtægten blot blev spist op i administration. Kassereren påpegede, at foreningen allerede nu har sikre indtægter, og at administrationsomkostninger naturligt må ses i sammenhæng med et omfattende og stærkt ekspanderende aktivitetsniveau.

Simon Hansen, Statens Information foreslog, at man kunne slippe for diskussioner om sekretariatsudgifter ved at bogføre omkostningerne, hvor de hører til. Budgettet blev godkendt uden yderligere kommentarer.

5. Valg af formand
René la Cour Sell genopstillede som formand og blev valgt

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer
Margrethe Lyngs Mortensen og Thomas Hertz genopstillede og blev valgt.

Bestyrelsen foreslog Susanne Stormer, Novo, Ole Daugbjerg, Danfoss og Simon Hansen, Statens Information som nye bestyrelsesmedlemmer. Alle tre blev valgt.

Susanne Stormer har tidligere siddet i foreningens bestyrelse og er ellers ikke tilhænger af at "gå tilbage i sit gamle spor". "Når jeg gør det alligevel, er det fordi, der er så mange spændende ting i gang, som jeg gerne vil være med til at præge og fortsætte", sagde hun.

Simon Hansen begrundede blandt andet sit kandidatur med de store opgaver, som branchen står over for. "Jeg er personligt fagligt optaget af kommunikation og af at fastholde kritikken over for branchen – i såvel metode som praksis.
Ole Daugbjeg havde ikke mulighed for at deltage i generalforsamlingen.

7. Valg af revisor og revisorsuppleant
Arne Jørgensen og Nis Kaper Buch opstillede til posterne som henholdsvis revisor og revisorsuppleant. Begge blev valgt.

8. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag. Punktet udgik derfor.

9. Eventuelt
Formanden takkede dirigenten og i særdeleshed de afgående bestyrelsesmedlemmer for deres indsats. En særlig tak til Sonja Sukstorff for hendes store indsats og gode samarbejde.

Og til Dansk Industri for værtsskabet. Dirigenten takkede for god ro og orden.

5. marts 2001